Het belang en de noodzaak van een bordoverleg bij een QRM /Lean implementatie
Bordoverleg
Wat is een bordoverleg?… Het is een methode om te communiceren en informatie te delen vanuit een centraal punt op de afdeling. Hierbij is het van belang dat het voor iedereen zenden én ontvangen is. Diegene die het bordoverleg leidt moet ervoor zorgen dat het soepel verloopt en iedereen de mogelijkheid heeft om aan het woord te komen.
Wat heb je er aan?
Er ontstaat helderheid en transparantie over operationele en tactische zaken die spelen op de afdeling, maar zelfs ook afdelings-overschrijdend. Wanneer er geen afdelingen meer zijn, maar men werkt in QRM cellen of teams, dan doe je dit bij je eigen cel of team. Bovendien kan het ook bijdragen aan een goed ploegoverleg/opstart.
Hoe pak je het bordoverleg aan?
Het soepel laten lopen van een bordoverleg is niet makkelijk. Het is al een kunst om iedereen gelijktijdig aan het bord te krijgen. Vaak doe je het aan het begin van de dienst. Het is te vergelijken met een team bespreking voor een sport wedstrijd. Wat is je plan van vandaag? Wat kunnen we leren van gisteren? Wat zijn de doelen voor deze week? Zijn er bijzonderheden? Hebben we progressie geboekt in de veranderingen/verbeteringen en/of waar blijven we achter? Door dit soort onderwerpen dagelijks te delen ontstaat er een verbetercultuur waar iedereen bij betrokken is en blijven zaken niet liggen.
Een bordoverleg vindt dagelijks plaats en duurt maximaal 10 minuten. Goed samenwerken om het kort te houden is dan ook noodzakelijk.
Hoe wordt een bord ingedeeld?
Alle belanghebbenden mogen hierover meedenken. De volgende vraag is hierbij cruciaal: Welke informatie heb je nodig om je werk overzichtelijk te maken en goed uit te kunnen voeren? Denk hierbij aan:
- Storingen doornemen
- Planning en spoedorders (echte spoed vanuit verkoop)
- Bestellingen van onderdelen weergeven
- Incompany trainingen bespreken
- Cross-trainen bijhouden en mensen aanspreken op het tijdig volgen daarvan
- Extern onderhoud aangeven
- Doorlooptijd verkorting via de MCT weergave en bespreken
- QRM getal (afhankelijk van de MCT)
Wat bereik je met het bordoverleg?
Door een gestructureerd bordoverleg zijn er minder ad-hoc gesprekken en blijft veel ander overleg achterwege omdat het vooraf besproken is. Hierdoor ontstaat er overzicht en rust in de organisatie. Dit meet je niet, maar voel je wel degelijk.
Een combinatie met 5S (optimaliseren van de werkplekken) en bordoverleg is na verloop van tijd mogelijk en ook aan te bevelen. Hierdoor ontstaat er veel wederzijds begrip over hoe de zaken ervoor staan en waarom de zaken zijn zoals ze zijn.
Wat doet het met de cultuur van de organisatie?
De creativiteit neemt toe in een team dat echt samenwerkt en dagelijks de zaken bespreekt. Problemen worden hierdoor eerder opgelost, wat weer leidt tot een betere samenwerking. Leidinggevenden worden ook ontlast van allerlei dagdagelijkse ad-hoc zaken, waardoor zij met de langere termijn visie bezig kunnen zijn. Ook wordt de verborgen capaciteit zichtbaar en kan deze anders worden ingezet.
Vergeet het succes niet…!
Eén punt wordt vaak (ook bij ons) vergeten. Successen vieren! Maar dit wordt vaak als ‘normaal’ ervaren. Door successen te vieren worden mensen betrokken en enthousiast. Wat weer leidt tot een betere samenwerking en dat weer tot doorstroming van de orders. Uiteindelijk willen we met QRM de doorlooptijd terugbrengen. 10 minuten gepland overleg per dag kan dan uitmonden in uren doorlooptijdverkorting. En dat wilden we toch?
Door Maarten Kemmeren – QRM Specialist